ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ

2023 YILI KALİTE GÜVENCE ÇALIŞMALARI

AKADEMİK BİRİM İŞLEYİŞ TAKVİMİ

Hazırlanması Gereken

Tarih Aralığı

Hazırlanması Gereken

Doküman

Alınması Gereken Aksiyon

Sorumlu Ekip & Personel

1 Ocak - 24 Ocak 2023

2022 Birim İç Kontrol

Güvence Beyanı

(Her yıl bir önceki yıl için hazırlanır)

İç Kontrol Güvence Beyanı Belgesinin Birim Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yönetimi

(Dekan/Müdür/Birim Sekreteri)

1 Ocak - 24 0cak 2023

2022 Birim Faaliyet Raporu

(Her yıl bir önceki yılın

1 Ocak - 31 Aralık tarihleri arasında gerçekleşen faaliyetler kapsamında hazırlanır.)

Faaliyet Raporu hazırlandıktan sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilmeli ve Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yönetimi

(Dekan/Müdür/Birim Sekreteri)

1 Ocak - 31 Ocak 2023

Birim Görev Tanımı – Birim Personel Görev Tanımları – Birim İş Akış Şemaları – Birim Kamu Hizmet Standartları Tablosu – Birim İç Kontrol Standartları Eylem Planı Tablosu vb. tablolar

(Her yıl başında güncelliği birim sekreteri tarafından kontrol edilerek gerekli düzeltmeler gerçekleştirilir.)

ÜBYS üzerinden gönderilen resmi yazılardaki kılavuzlara veya Üniversitemizin Kalite Güvence Komisyonu web sayfasındaki ilgili kılavuzlara ve örnek dokümanlara göre Birim Yönetimi sorumluluğunda birim sekreteri tarafından hazırlanır. Bu dokümanların güncelliğinden birim sekteri sorumludur.

Birim Yöneticisi (Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim (Fakülte/YO/MYO) Sekreteri

1 Ocak - 31 Ocak 2023

Akademik Birim

(2021-2025) Stratejik Planı İzleme

(Yılda 1 kez)

Tüm akademik birim (Enstitü/Fakülte/YO/MOY/Uygulama ve Araştırma Merkezi) yönetimleri Üniversitemizin güncellenen 2021-2025 Stratejik Planına uygun olarak 2022 Performans göstergelerini izlemeleri ve Stratejik Plan İzleme Raporu hazırlamaları gerekmektedir. İlgili Rapor Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO/Uygulama ve Araştırma Merkezi) web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

1 Ocak - 31 Ocak 2023

Program

(2021-2025) Stratejik Planı

İzleme

(Yılda 1 kez)

Tüm Programlar Üniversitemizin güncellenen 2021-2025 Stratejik Planına ve Birim 2021-2025 Stratejik Planlarına uygun 2022 Performans göstergelerini izlemeleri ve Stratejik Plan İzleme Raporu hazırlamaları gerekmektedir. Hazırlanan Rapor Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Bölüm/ABD Başkanı

Koordinatörlüğünde Program Kalite Güvence Komisyonu

2 Ocak – 20 Ocak

2023

Birim Kalite Komisyonu

 (Kalite Güvence öğrenci temsilcisi katılımıyla)

2022 Yılı Birim Faaliyet Raporu, Program Özdeğerlendirme Raporları (ÖDR),  2022 Birim İç Değerlendirme Raporu ve Stratejik Plan İzleme Raporu ve 2022 Bütçe Analizinin hazırlanmasına yönelik planlama toplantısı yapılmalıdır.

Toplantılara yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar Birim “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

12 Ocak – 31 Mart 2023

2022 Program Öz Değerlendirme Raporu (ÖDR)

(Her yıl bir önceki yılın

1 Ocak - 31 Aralık tarihleri arasında gerçekleşen faaliyetler kapsamında hazırlanır.)

Üniversitemiz ÖDR Hazırlama kılavuzuna göre mezun veren her program tarafından hazırlanmalı ve Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Bölüm/ABD Başkanı

Koordinatörlüğünde Program Kalite Güvence Komisyonu

3 Nisan – 15 Nisan 2023

2022

Öz Değerlendirme Raporu

Değerlendirme Raporu

(Her yıl bir defa hazırlanır.)

Mezun veren her program tarafından hazırlanan 2022 Öz Değerlendirme Raporları ilgili Birim Yönetimi tarafından ÖDR Değerlendirme Raporu Kılavuzuna göre değerlendirilmeli bu değerlendirme raporları sonrasında ÜBYS üzerinden Kalite Güvence Komisyonu’na gönderilmeli ve Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) 

web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

12 Ocak – 1 Mart 2023

2022 Birim İç Değerlendirme Raporu (KİDR)

(Her yıl bir önceki yılın

1 Ocak - 31 Aralık tarihleri arasında gerçekleşen faaliyetler kapsamında hazırlanır.)

Birim Yönetimi koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu iş birliği ile Üniversitemiz KİDR Hazırlama Kılavuzuna göre hazırlanarak ÜBYS üzerinden Kalite Güvence Komisyonu’na gönderilmeli ve Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) 

web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

1 Mart –31 Mart 2023

Birim Kalite Güvence Komisyonu Toplantısı

(Kalite Güvence öğrenci temsilcisi katılımıyla)

2022 Yılı Birim İç Değerlendirme Raporunun değerlendirilmesinin yapılması ve diğer faaliyetlerin görüşülmesi.

Toplantılara yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar Birim “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

1 Nisan – 31Aralık 2023

Birim Kalite Güvence Komisyonu Toplantısı

(Kalite Güvence öğrenci temsilcisi katılımıyla)

Paydaş toplantıları, mezun öğrenciler toplantısı ve birim kalite güvencesi faaliyetlerine yönelik değerlendirmelerin ve planlamaların yapılmalıdır.

İlgili tarih aralığında en az 2 toplantı gerçekleştirilmelidir

Toplantılara yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar Birim “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

1 Ocak -31 Aralık 2023

Birim İç Paydaş Toplantısı Düzenlenmesi + (Anketler)

Yılda en az bir defa

Toplantılara yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar Birim “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

Birim Dış Paydaş Toplantısı Düzenlenmesi + (Anketler)

Yılda en az bir defa

Mezun Öğrenciler Toplantısı

Yılda en az bir defa

1 Ocak -31 Aralık 2023

Destek Hizmet ve Hizmet içi Eğitim Faaliyetleri

Birim bünyesinde görev yapan akademik ve idari personele yönelik yılda en az 1 kere hizmet içi eğitim ve destek eğitim faaliyetleri düzenlenmelidir. Faaliyete yönelik yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar ÜBYS üzerinden Kalite Güvence Komisyonu’na gönderilmeli ve Birim web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol Menüsündeki Kurumsal Bilgiler” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yöneticisi (Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim Kalite Güvence Komisyonu

1 Ocak - 31 Aralık 2023

Bologna AKTS Ders Bilgi Paketlerinin Güncellenmesi

(Her yarıyıl bir defa olmak üzere senede iki kez)

Üniversitemiz Bologna Koordinatörlüğü ve Kalite Güvence Komisyonu kılavuzlarına uygun biçimde her yarıl yıl en az bir defa gerekli güncelleme ders sorumlusu tüm öğretim elemanları tarafından gerçekleştirilmelidir. İlgili birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO) yönetimleri ise bu güncelliği Birim/Bölüm Bologna koordinatörleri vasıtasıyla kontrol etmeli ve Birim Bologna AKTS Ders Bilgi Paketi doluluk oranlarını en az %90 üzerinde tutmalıdır. 

Birim Yöneticisi

(Dekan/Müdür) Koordinatörlüğünde Birim/Bölüm Bologna Koordinatörleri ve Ders Veren Tüm Öğretim Elemanları

1 Ocak -31 Aralık 2023

Oryantasyon Programı

Birimde ilk defa öğrenime başlayan öğrenciler ve ilk defa göreve başlayan akademik ve idari personel için yılda en az bir defa oryantasyon gerçekleştirilmelidir.   Faaliyete yönelik yönelik tutanak, haber ve fotoğraflar ÜBYS üzerinden Kalite Güvence Komisyonu’na gönderilmeli ve Birim (Enstitü/Fakülte/YO/MYO)  web sayfası “Kalite Güvence ve İç Kontrol” sekmesinde yayınlanmalıdır.

Birim Yönetimi

(Dekan/Müdür/Birim Sekreteri)